Kaisanet Oy

Tietohallinnon ulkoistaminen – milloin ja miksi?

Tietohallinnon ulkoistaminen voi säästää resursseja pienemmissäkin yrityksissä. Tietohallinnon organisointi voi tapahtua esimerkiksi ostamalla tietohallintopäällikön palveluja.

Tietohallintopäällikön tehtäviin kuuluu kaikkea sitä, mikä liittyy yritysten arjessa tietoliikenneyhteyksiin ja -laitteisiin, ohjelmistoihin ja tietoturvaan sekä yrityksen tietojen tai niiden käsittelyyn liittyvien palvelujen hallintaan. IT-alan uusista tuulista kartalla pysyminen vaatii aikaa, jota PK-yrityksissä ei yleensä ole, ja siksi pienissä ja keskisuurissa yrityksissä tietohallinto jää usein jonkun tehtäväksi oman toimen ohella.

”On tyypillistä, että yrityksen IT-yhteydet, ohjelmistojen päivittäminen, tietoturva sekä IT-laitteiden ylläpito aina pöytäkoneista älypuhelimiin jäävät vähälle huomiolle, eikä kukaan huolehdi näiden lisäksi pelkästään tietohallinnosta”, toteaa Kaisanetin palvelupäällikkö Toni Keränen. ”Yksi ihminen selvittelee siis parhaansa mukaan firman IT-asioita ja opastaa muita, kun muilta töiltään ehtii.”

Monissa PK-yrityksissä ei ole keskitettyä tietohallintoa, koska sen tärkeyttä ei ole huomattu.

”Kun järjestelmällisyys tietohallinnossa puuttuu, yrityksen johtokin voi olla epätietoinen siitä, mitä yrityksessä tapahtuu ja miten omaa toimintaa kehitetään. Tietohallintoon pitäisikin suhtautua kuin mihin tahansa varallisuuteen. Yrityksen pääoman perään kannattaa katsoa.”


”Tietohallinto on osa yrityksen varallisuutta ja pääomaa.” – Toni Keränen, Kaisanet

Tietohallinnon organisointiin kannattaa panostaa 


IT-asioiden keskittäminen yhden ihmisen varaan on yrityksissä selvä riski.

”Hankalia tilanteita syntyy helposti, jos yrityksen kaikki IT-tieto ja -osaaminen on yhden henkilön varassa”, Keränen tietää. ”Mitä jos tämä henkilö vaihtaa työpaikkaa tai ei pystykään hoitamaan IT-asioiden uudistamista, koska tietotaito ei riitä? ICT-ala kehittyy niin nopeasti, että osaamisen ylläpitäminen vaatii jatkuvaa kouluttautumista.”

Kaisanetin asiantuntijat kohtaavat säännöllisesti tilanteita, joissa tietohallinto on osoittautunut yrityksessä tontiksi, jota kukaan ei halua tai osaa hoitaa.

”Silloin tehtävä lankeaa valitettavan usein ylimmälle johdolle, kuten toimitus- tai talousjohtajan harteille, ja esimerkiksi tietoturvasta koetetaan ottaa selvää iltaisin varsinaisen työpäivän jälkeen. Se on resurssien hukkaamista, ja päivittäinen johtaminen alkaa kärsiä. Tietohallinnon ulkoistaminen voi auttaa vastuiden jakamisessa niin, ettei tietohallinto jää kenenkään harteille oman työn ohella.”

Ulkoistettu IT-tuki skaalautuu yrityksen tarpeiden mukaan


Tietohallinnon ulkoistamista kannattaa harkita, jos tehtävää tuntuu olevan liian paljon. Apukäsiä tarvitaan esimerkiksi yritystä perustettaessa tai kun liiketoiminta kasvaa. Tietohallinnon ulkoistaminen on järkevää myös silloin, kun halutaan keskittyä oman liiketoiminnan kehittämiseen.

”Kohtaamme usein yrityksiä, joissa ei haluta palkata tietohallinnosta vastaavaa kokopäiväistä työntekijää, koska työpanos jäisi vajaaksi”, Keränen kertoo. ”Toisaalta samassa yrityksessä on havahduttu siihen, että kahteen aivan erilaiseen työhön on vaikea keskittyä. Silloin tarpeen mukaan skaalautuva ulkoistettu IT-tuki on paikallaan eikä yrityksessä makseta turhasta.”


”Meidän vahvuutemme on asiakkaan liiketoiminnan ymmärrys ja sen asiantunteva tukeminen.”
– Marko Kallio, Kaisanetin liiketoimintajohtaja

Kenen kanssa kannattaa parantaa omaa IT-osaamista?


Tietohallinnon osaamista kannattaa lähteä kartuttamaan luotettavan kumppanin kanssa, joka ymmärtää asiakkaan bisnestä ja toimintaympäristöä.

”Suosittelen arvioimaan IT-kumppanin kokonaisosaamista sen kannalta, minkälaista apua yrityksessä tarvitaan”, Keränen neuvoo. ”Osaamisen puute on harvoin ongelma. Tärkeämpää on selvittää, haluaako kumppaniehdokas osallistua kehittämään yrityksen liiketoimintaa. Paikallisuus on hyvä lisäarvo, koska samalta alueelta löytyy usein yhteistoimintaa ja synergioita. IT-palveluihin liittyvistä asioista on myös helpompi keskustella kasvokkain kuin sähköpostitse.”

Avoin keskustelu onkin paras keino kampittaa asiakkaan asiantuntijoiden perisyntiä: delegoimisen pelkoa.

”Ymmärrän, miksi asiakkaan asiantuntijat eivät halua antaa muiden hoidettavaksi tehtäviä, joihin pystyvät jotenkuten itsekin, mutta kun asiasta päästään juttelemaan, asenne muuttuu. Ulkoistaminen ei tarkoita kontrollin menettämistä, vaan mahdollisuutta keskittyä olennaisiin asioihin. Samalla luotettava kumppani hoitaa IT-puolen vankalla asiantuntemuksella. Kyse on ennen kaikkea kumppanuudesta – ei vain myymisestä ja ostamisesta.”


”Tarjoamme asiantuntevaa apua, mutta myös paikan, jossa yritykselle tärkeät tiedot ovat turvassa ja helposti saatavilla, oikealla tavalla varmistettuina.”
– Marko Kallio, Kaisanetin liiketoimintajohtaja

IT-tuki ja -ylläpito saatavilla aina tarvittaessa


Helpoin tapa ostaa IT-palveluja on solmia Kaisa Tukipalvelu -sopimus. Kyseessä on suora asiointikanava, jonka kautta löytyy nopeasti apua ongelmassa kuin ongelmassa.

”Tukipalvelun kautta pystymme auttamaan juuri niissä IT-asioissa, joita yrityksessä tulee vastaan”, Keränen lupaa. ”Samalla meillä on mahdollisuus kartuttaa omaa osaamistamme yrityksen liiketoiminnasta ja olla yhä enemmän apuna myös sen kehittämisessä.”

Varmat tietoliikenneyhteydet ovat kaiken liiketoiminnan perusta.

”Halvimpia yhteyksiä ei yritykseen kannata hankkia, koska huonosti toimiva mobiili- tai laajakaistayhteys hankaloittaa päivittäistä toimintaa. Käymmekin asiakkaidemme kanssa läpi erilaisia ratkaisuja ja autamme sopivien tietoliikenneyhteyksien hankinnassa.”

Tietoturva on yksi PK-yrityksiä eniten kiinnostavista asioista.

”Virustorjunta on tärkeintä, mutta heti sen perään tulee tietoturvaan liittyvä käyttäjäkoulutus ja yritystiedon suojaaminen”, Keränen korostaa. ”Kiinnitämme huomiota myös rautatason tietoturvaan. Esimerkiksi monessa yrityksessä on edelleen käytössä kaikille avoin langaton sisäverkko, joka on hyvä korvata turvallisemmalla ratkaisulla.”

Paljon keskustelua herättää myös EU:n uusi tietosuoja-asetus.

”Tietosuoja-asetus vaikuttaa kokonaisvaltaisesti kaikkiin yrityksiin, joissa käsitellään henkilötietoja, joten olisi hyvä istua asiantuntijan kanssa alas ja arvioida, minkälaiset suojaustoimenpiteet ovat tarpeen, jotta tarvittaessa voidaan osoittaa, mitä asetuksen vaatimusten eteen on yrityksessä tehty.”

Bonsky